Оценка времени и стоимости
Чтобы сделать расписание реальным, нужно указать, сколько времени требуется для выполнения каждой задачи, то есть задать длительности задач.
При вводе задач Microsoft Project автоматически присваивает длительность в один день, чтобы создать основу для построения диаграммы Ганта.
Предварительная оценка длительности задач
Значение в поле Duration (Длительность), завершающиеся вопросительным знаком, считаются предварительной оценкой длительности.
Вопросительный знак указывает, что данное значение является произвольным и нуждается в уточнении.
Для отключения предварительных оценок щелкните на командах:
§ Tools / Options (Сервис / Параметры).
§ Затем очистите на вкладке Schedule (Планирование) флажки.
o Show That Tasks Have Estimated Durations (Показывать наличие предварительных оценок длительности).
o New Tasks Have Estimated Durations (Новые задачи имеют предварительные оценки длительности).
Способы оценки длительности задач
Методики оценки длительности задач:
§ Экспертная методика.
§ Методика «По аналогии».
§ Калькулятор COCOMOII.
§ PERT.
Подробнее в курсе «PM-005 Оценка проекта: Размер и трудозатраты».
Ввод длительности задач
При вводе оценки длительности в таких единицах измерения, как дни, недели или месяцы, Project автоматически преобразовывает введенные единицы измерения длительности в минуты.
Project основывает преобразование на предположении, что час всегда равен шестидесяти минутам.
Определения других единиц измерения выбирают в диалоговом окне Tools / Options (Сервис / Параметры) на вкладке Calendar (Календарь).
Коэффициенты преобразования, используемые по умолчанию:
§ 1 день = 8 часов.
§ 1 неделя = 40 часов (или пять 8-часовых дней).
§ 1 месяц = 20 дней (или 160 часов).
Типы задач
Для каждой задачи должен быть зафиксирован один из трех ключевых параметров: ресурсы, трудозатраты или длительность. Соответственно этому, задачи бывают одного из следующих трех типов:
Задача с фиксированными единицами (ресурсами) (Fixed Units)
§ Задача, в которой назначенные единицы (или ресурсы) остаются постоянными и любые изменения трудозатрат или длительности задачи не влияют на единицы задачи.
Задача с фиксированными трудозатратами (Fixed Work)
§ Задача, в которой объем трудозатрат остается постоянным и любые изменения длительности задачи или назначенных единиц (или ресурсов) не влияют на трудозатраты по задаче.
Задача с фиксированной длительностью (Fixed Duration)
§ Задача, длительность которой остается постоянной и на длительность не влияют любые изменения трудозатрат или назначенных единиц (т. е. ресурсов).
Связь между перечисленными выше параметрами описывается следующей формулой:
§ Длительность x Единицы = Трудозатраты.
Изменение одного из трех параметров для любого типа задачи влияет на календарный план следующим образом
|
В задаче |
При изменении единиц (ресурсов) |
При изменении длительности |
При изменении трудозатрат |
|
С фиксированными единицами (Fixed Units) |
Пересчитывается длительность |
Пересчитываются трудозатраты |
Пересчитывается длительность |
|
С фиксированными трудозатратами (Fixed Work) |
Пересчитывается длительность |
Пересчитываются единицы |
Пересчитывается длительность |
|
С фиксированной длительностью (Fixed Duration) |
Пересчитываются трудозатраты |
Пересчитываются трудозатраты |
Пересчитываются единицы |
По умолчанию Project для всех новых задач использует тип «Фиксированные единицы», что не всегда удобно. В проектной практике результатом оценки задач чаще всего являются трудозатраты, и именно они являются входными данными для планирования. В этих случаях целесообразно изменить тип задач на «Фиксированные трудозатраты», чтобы гарантировать неизменность данных о трудозатратах при любых изменениях единиц и длительностей.
Изменение типа задачи
§ В меню Вид выберите пункт Диаграмма Ганта.
§ Выберите настраиваемую задачу.
§ Нажмите кнопку Сведения о задаче, а затем щелкните вкладку Дополнительно.
§ В списке Тип задачи выберите тип задачи, который требуется изменить.
§ Если в списке Тип задачи выбран пункт Фикс. трудозатраты, параметр Фикс. объем работ для данной задачи изменить нельзя.
Для каждой задачи можно просмотреть и изменить ее тип непосредственно на представлении путем вставки поля Тип.
§ Щелкните столбец справа от места, куда нужно вставить новый столбец, выберите меню Вставка, а затем выберите пункт Столбец.
§ В списке Имя поля выберите пункт Тип.
§ Для изменения иерархической структуры задачи или подзадачи, как части структуры проекта, необходимо переместить задачу на уровень выше или на уровень ниже вместо изменения типа задачи.
§ Если необходимо ввести ограничения на способы пересчета приложением Project дат начала и окончания выполнения задач, необходимо установить ограничение задачи, а не тип задачи.
Упражнение. Расчет трудозатрат проекта
В проекте определены задачи и ресурсы. Теперь определим трудозатраты по задачам проекта. Необходимо определить трудозатраты по каждой задаче. Предполагается что эксперты, которых мы привлекли для оценки трудозатрат, оценили проект следующим образом:
|
Задача |
Анализ и проектирование, дни |
Разработка, дни |
Тестирование, дни |
Приемо-сдаточные испытания (ПСИ), дни |
Итого, дни |
|
5 |
15 |
4 |
2 |
26 |
|
|
Разработка компонента 2 |
3 |
12 |
3 |
2 |
20 |
|
Разработка документации |
0 |
0 |
9 |
1 |
10 |
Введем полученные данные по трудозатратам в соответствующие поля представления.
В поле «Суммарная длительность» мы получили общие трудозатраты по задаче, а также общие трудозатраты проекта.
Полученные данные трудозатрат задач скопируем в поле Duration (Длительность).
По умолчанию в MS Project устанавливается тип задачи Fixed Units (С фиксированными единицами).
Для задач трудозатраты, которых мы рассчитывали необходимо указать тип задачи «С фиксированными трудозатратами». Для этого вызовем диалог Task Information (Сведения о задаче) в меню Project (Проект) и во вкладке Advanced (Дополнительно) в поле Task Type (Тип задачи) выберем значение Fixed work (С фиксированными трудозатратами).
Это необходимо сделать для того, чтобы при изменении длительности или назначения ресурсов трудозатраты были неизменны. Значение сохраняется в поле Work (Трудозатраты).
В представлении произошли следующие изменения:
§ В графической части изменилась длина задач
§ В колонке Indicators (Индикаторы) появился информационный значок, который предупреждает о том, что сроки окончания задачи превышают указанный крайний срок – дата вехи равна 13.03.2009 в то время как крайний срок наступает 01.03.2009
В поле Duration (Длительность) значение отличается от поля «Суммарная длительность», так как в нем отображает расчетная длительность проекта, а не трудозатраты.
Сохраним файл проекта с наименованием «Lesson 6.mpp».
Оценка длительности задач с помощью анализа по методу PERT
Анализом по методу PERT (Program, Evaluation, and Review Technique) называют процесс оценки возможных результатов на основании трех сценариев:
§ Наилучшего
§ Ожидаемого
§ Наихудшего
Анализ по методу PERT
После указания оптимистической, пессимистической и ожидаемой длительности задач в календарном плане приложение Project рассчитывает взвешенное среднее значение из этих трех длительностей.
Задав значения длительности для каждого из трех типов, можно составить календарный план, основанный исключительно на длительностях одного типа — оптимистических, пессимистических или ожидаемых.
Кроме того, можно настроить приложение Project на вычисление одной длительности с использованием введенных значений для каждого типа и их весовых коэффициентов.
Важно:
§ Анализ по методу PERT, выполняемый приложением Project, фокусируется на уровне задачи.
§ Данные суммарного уровня и общие данные о проекте недоступны для анализа с помощью приложения Project.
Анализ по методу PERT можно выполнить двумя способами:
§ Использовать весовые коэффициенты по умолчанию для оценки длительностей, если оценка ожидаемой длительности более вероятна, чем оптимистическая или пессимистическая оценки, причем обе последних равновероятны.
§ Изменить способ, с помощью которого приложение Project взвешивает оценки длительностей, если оптимистическая, ожидаемая и пессимистическая длительности имеют вероятности, отличающиеся от вероятностей по умолчанию, то есть 1 из 6, 4 из 6 и 1 из 6 соответственно.
Выполнение PERT-анализа для оценки длительностей с использованием весовых коэффициентов по умолчанию
§ В меню Вид выберите пункт Панели инструментов, а затем выберите панель инструментов Анализ по методу PERT.
§ На панели инструментов Анализ по методу PERT нажмите кнопку Лист ввода PERT.
§ Для каждой задачи введите оптимистическую, ожидаемую и пессимистическую длительности.
§ Нажмите кнопку Вычисления по методу PERT.
Выполнение PERT-анализа путем изменения способа взвешивания оценок длительностей приложением Project
§ В меню Вид выберите пункт Панели инструментов, а затем выберите панель инструментов Анализ по методу PERT.
§ На панели инструментов Анализ по методу PERT нажмите кнопку Задание весовых коэффициентов метода PERT .
§ Измените число, по крайней мере, в двух из следующих полей — Оптимистический, Ожидаемый и Пессимистический — так, чтобы сумма всех трех чисел равнялась 6.
§ На панели инструментов Анализ по методу PERT нажмите кнопку Лист ввода PERT.
§ Для каждой задачи введите оптимистическую, ожидаемую и пессимистическую длительности.
§ Нажмите кнопку Вычисления по методу PERT.
Анализ по методу PERT
Для просмотра значений длительностей нажмите кнопки на панели инструментов Анализ по методу PERT:
§ Диаграмма Ганта – оптимистическая оценка.
§ Диаграмма Ганта – ожидаемая оценка.
§ Диаграмма Ганта – пессимистическая оценка.
Для просмотра дат завершения по всем трем результирующим календарным планам:
§ Выберите пункт Параметры в меню Сервис.
§ Щелкните вкладку Вид.
§ Установите флажок Показать суммарную задачу проекта.
Сведения о выравнивании загрузки ресурсов
Бывают ситуации, когда трудовым ресурсам назначено слишком много работы.
В Project конфликты ресурсов или превышение доступности разрешаются с помощью функции выравнивания загрузки ресурсов.
Выравнивание осуществляется путем:
§ Прерывания задач.
§ Добавления к задачам задержки до тех пор, пока не исчезнет перегрузка назначенных им ресурсов.
Ресурс с превышением загрузки можно быстро найти в любом представлении ресурса , где имена таких ресурсов выделяются красным цветом.
Выравнивание может привести к отсрочке выполнения некоторых задач и, как следствие, к переносу на более позднее время даты окончания проекта.
Загрузку ресурсов можно выравнивать двумя способами:
§ Задерживая задачу до тех пор, пока у назначенного ресурса не появится время для работы над ней.
§ Прерывая задачу так, чтобы часть ее была выполнена в запланированное время, а оставшаяся часть – позже, когда назначенный ресурс освободится.
Можно ввести задержку или прерывание задачи самому или предоставить сделать это функции выравнивания загрузки ресурсов Project.
Кроме того, существуют и другие методы уравновешивания загрузки ресурса.
Выбор способа устранения превышений доступности зависит от ограничений, налагаемых на проект различными факторами, в число которых входят бюджет, наличие свободных ресурсов, сроки завершения и допустимый уровень гибкости при планировании задач.
Приоритеты задач
Перед выравниванием можно установить приоритеты задачи, которые сигнализируют о ее значимости и доступности для процедуры выравнивания.
Вводимое значение приоритета является субъективной оценкой, находящейся в диапазоне от 1 до 1000, которая позволяет указать необходимую степень контроля над процессом выравнивания:
§ Например, если требуется, чтобы в Project не выполнялось выравнивание той или иной конкретной задачи, следует задать для нее уровень приоритета 1000.
§ По умолчанию для приоритетов установлены значения 500, что соответствует среднему уровню контроля.
§ Задачи, имеющие более низкий приоритет, задерживаются или прерываются ради выполнения задач с более высоким приоритетом.
Приоритеты проектов
Аналогичным способом можно, задав значения приоритетов для проектов, установить доступность всего проекта для выравнивания.
§ Например, если ресурсы используются совместно с другим проектом, который служит пулом ресурсов, и выравнивать задачи в одном из файлов клиента пула не требуется, следует установить для этого файла клиента пула приоритет 1000.
Установка приоритетов
Установка приоритетов задачи:
§ В меню Вид выберите пункт Диаграмма Ганта.
§ В поле Название задачи выберите задачу, приоритет которой требуется изменить, и нажмите кнопку Сведения о задаче.
§ Перейдите на вкладку Общие, а затем введите или выберите нужное значение в поле Приоритет.
Установка приоритетов проекта:
§ В меню Проект выберите пункт Сведения о проекте.
§ Введите или выберите нужное значение в поле Приоритет.
Распределение работы по проекту путем выравнивания
В меню Сервис выберите пункт Выравнивание загрузки ресурсов.
В группе Вычисления для выравнивания выберите параметр Авто или Вручную:
§ Ручное выравнивание (по умолчанию) выполняется только при нажатии кнопки Выровнять загрузку.
§ Автоматическое выравнивание происходит сразу после изменения задачи или ресурса.
§ Для пересмотра графиков задач в тех случаях, когда ресурсам назначено больше работы, чем они в состоянии выполнить, используйте автоматическое выравнивание.
Если выбрано автоматическое выравнивание, снимите флажок Очистка данных предыдущего выравнивания перед новым выравниванием:
§ Если этот флажок снят, Project выравнивает только новые и невыровненные назначения.
§ Этот флажок выставлен по умолчанию, но если его не снять перед автоматическим выравниванием, это может существенно замедлить процесс планирования, поскольку выравниваться будут все задачи.
В поле Поиск превышений доступности выберите период (базу) чувствительности, по которому будут распознаваться превышения доступности при выравнивании:
§ Параметр по дням установлен по умолчанию.
§ От его значения зависит, в каком случае должно выполняться выравнивание при превышении доступности в пределах одной минуты, одного дня, одной недели или одного месяца.
В группе Диапазон выравнивания для выберите объект выравнивания — весь проект или только те задачи, которые попадают в конкретный временной диапазон.
В поле Выравнивание заказа выберите нужный порядок выравнивания:
§ Только по идентификаторам — задачи выравниваются в порядке возрастания идентификаторов , и лишь после этого учитываются любые другие условия.
§ стандартный — сначала проверяются зависимости предшествующей задачи , временной резерв , даты, приоритеты и ограничения , чтобы определить, должны ли задачи выравниваться и каким образом (этот параметр установлен по умолчанию).
§ По приоритетам, стандартный — сначала проверяются приоритеты задачи, и только после этого рассматриваются стандартные условия.
Чтобы исключить перенос даты окончания проекта на более поздний срок, установите флажок Выравнивание только в пределах имеющегося резерва:
§ Если этот флажок установлен, могут появляться сообщения об ошибке, предупреждающие о том, что выравнивание всего календарного плана в Project невозможно.
§ Причина заключается в том, что временной резерв календарного плана редко бывает достаточным; как правило, перепланирование назначений связано с выходом за рамки временного резерва.
Чтобы разрешить выравнивание для случаев, когда ресурс работает над задачей независимо от других ресурсов, работающих над той же задачей, установите флажок При выравнивании допускается коррекция отдельных назначений для задачи.
Если требуется, чтобы в процессе выравнивания можно было прерывать выполнение задач путем прерывания оставшихся трудозатрат или назначений ресурсов, установите флажок При выравнивании допускается прерывание оставшихся трудозатрат.
Если ресурс выделяется задачам одновременно и нагрузка явно превышает предусмотренную календарным планом, то задачу с оставшимися трудозатратами можно прервать с тем, чтобы продолжить работу над ней, когда это позволит календарный план.
Чтобы включить предложенные ресурсы, установите флажок Выравнивание загрузки предложенных задач.
Если перед новой процедурой выравнивания требуется очистить программу от результатов предыдущего выравнивания, нажмите кнопку Очистить выравнивание.
Если выравнивание осуществляется вручную, нажмите кнопку Выровнять.
Если выравнивание осуществляется автоматически, нажмите кнопку ОК.
Диалоговое окно Выровнять появится, если представление ресурсов, в котором содержатся выбранные ресурсы, выводилось при открытии диалогового окна Выравнивание загрузки ресурсов.
Если требуется выровнять только выбранные ресурсы, нажмите кнопку Выбранных ресурсов.
В противном случае нажмите кнопку Всего пула.
Результаты выравнивания
После того как Project завершит выравнивание загрузки ресурсов с превышением доступа, некоторые задачи, назначенные этому ресурсу, окажутся прерванными или задержанными.
Прерванные и задержанные задачи планируются на более позднее время, когда ресурс будет свободен для участия в работе над ними.
Результаты выравнивания загрузки можно увидеть в представлении «Диаграмма Ганта с выравниванием», где в графическом виде отображается состояние до и после выравнивания, в том числе вновь добавленные задержки и прерывания задач.
Что Project НЕ делает при выравнивании
§ Переназначение задач
§ Оптимизация загрузки ресурса
§ Переназначение единиц
§ Выравнивание загрузки материальных ресурсов
§ Выравнивание загрузки универсальных ресурсов
Поиск ресурсов, доступность которых превышена
Ресурсы, доступность которых превышена, можно найти следующими способами.
§ Найти в любом представлении названия ресурсов, выделенные красным цветом.
§ Представление «Выделение ресурсов» позволяет найти и просмотреть подробные сведения о задаче и сведения о назначениях для ресурсов с превышением доступности.
§ В представлении «Использование ресурсов» отображаются назначения, вызвавшие превышение доступности.
o В табеле данного представления отображается продолжительность превышения доступности ресурса в пределах выбранного периода времени.
§ Провести фильтрацию любого представления ресурсов на предмет обнаружения ресурсов с превышением времени.
§ Распечатать отчет Ресурсы с превышением доступности.
Когда следует проводить выравнивание загрузки ресурсов
В большинстве случаев к выравниванию нагрузки ресурсов с превышением доступности следует прибегать только после ввода всей информации о планировании задач и доступности ресурсов.
В некоторых случаях может потребоваться провести выравнивание ресурсов, ознакомиться с его результатами и затем скорректировать другие сведения о задачах и назначениях.
Упражнение. Выравнивание ресурсов
Мы подготовили план проекта: ввели задача, определили трудозатраты, назначили ресурсы. Следующим действием нужно удостовериться, что ресурсы проекта оптимально распределены по задачам.
Для того чтобы посмотреть есть ли в проекте перегруженные ресурсы переключимся в представление View / Resource Sheet (Лист ресурсов).
Мы видим, что в представлении ресурс «Разработчик» выделен красным цветом и в поле Indicators (Индикаторы) появился предупреждающий значок. Таким образом, MS Project сообщает о превышении указанной в поле Max.Units (Максимальные единицы) загрузки ресурса.
Чтобы посмотреть профиль загрузки ресурса переключимся в представление Resource Graph (График загрузки ресурса).
Чтобы увидеть загрузку на протяжении всего проекта воспользуемся диалогом Zoom в меню View. Для этого выберем в диалоге значение Entire Project.
В представлении указывается ежедневная загрузка ресурса с указанием превышения загрузки красным цветом. Необходимо разрешить данный конфликт. Для этого воспользуемся возможностью MS Project выравнивать ресурсы проекта.
Вызовем диалог Resource Leveling (Выравнивание ресурсов) в меню Tools (Сервис).
Установим режим выравнивания Manual (Ручной), в поле Leveling order (последовательность при выравнивании) установим значение Priority, Standard (Приоритет, Стандартный).
Нажмите на кнопку Level Now (Произвести выравнивание сейчас), чтобы произвести выравнивание ресурсов.
Подтверждаем в появившемся диалоге выравнивание Entire Project (Весь проект).
Ресурсы выровнены! На графике теперь можно увидеть равномерную загрузку ресурсов по всему проекту.
Теперь переключимся в представлении Resource Sheet, чтобы убедиться, что перегруженных ресурсов нет.
Действительно теперь в поле Indicators (Индикаторы) нет предупреждений и ресурс «Разработчик» не выделен красным цветом.
Переключимся в представление Gantt Chart (Диаграмма Ганта), чтобы увидеть какие изменения произошли после выравнивания в плане проекта.
После выравнивания дата окончания проекта стала 10.04.2008. Необходимо оптимизировать план проекта.
Сохраним файл проекта с наименованием «Lesson 7.mpp».
Microsoft Project