Планирование проекта с Microsoft Project
Microsoft Project упрощает работу руководителю проекта в планировании проекта за счет снижения рутинных и трудоемких операций таких как:
§ оценка времени проекта
§ его трудоемкость
§ учет всех ограничений
§ определение критического пути
§ расчет бюджета
§ перепланирование
§ и много другое
Результаты работы в Microsoft Project можно использовать на всех этапах планирования проекта.
Определение цели и содержания проекта
«Содержание проекта – работы, которые необходимо выполнить, чтобы получить продукт, услугу или результат с указанными характеристиками и функциями» (PMBOK 2004).
При планировании содержания проекта необходимо выполнить следующие работы:
§ Уточнить содержание проекта
§ Определить ограничения
§ Определить допущения
Для определения содержания в Microsoft Project необходимо выполнить следующие действия:
§ Создать файл проекта
§ Ввести задачи
§ Упорядочить список задач
Создать файл проекта
Создать файл проекта можно одним из следующих способов:
§ С чистого листа
§ На основе шаблона
§ На основе существующего проекта
Ввод задач в план проекта
Добавление задач в план проекта
§ Ввод повторяющихся задач
§ Импорт задач из Microsoft Excel
§ Шаблон Microsoft Project Task List Import
Template
Добавление задач в план проекта
При создании проекта в Microsoft Project по умолчанию открывается представление, в котором может быть начат ввод задач.
Редактирование табличного представления производиться аналогично Microsoft Excel.
Начать работу с Microsoft Project необходимо с ввода всего списка задач по проекту.
Не нужно пытаться при вводе задач сразу определять их длительности, ограничения и зависимости и др.
Ввод повторяющихся задач
Для ввода повторяющейся задачи .
§ В меню Insert (Вставка) выберите пункт Recurring Task (Повторяющейся Задача).
§ Введите название задачи, укажите периодичность и пределы повторений.
На каждый из экземпляров повторяющейся задачи в проектах с типом планирования «от даты начала» будет установлено временное ограничение «начало не ранее».
Отдельные экземпляры задач можно изменять, удалять, связывать с другими задачами.
Импорт задач из Microsoft Excel
Задачи из файла Microsoft Excel могут быть использованы для создания нового проекта, а также для вставки в уже существующий проект.
При открытии файла Microsoft Excel открывается мастер импорта, который предлагает варианты импорта:
§ Используя стандартный шаблон Microsoft Excel для списка задач.
§ Используя существующие настройки для импорта.
§ Создать настройки импорта с возможностью их сохранения для дальнейшего многократного использования.
Упорядочивание списка задач
Работа с табличным представлением списка задач аналогична работе с Microsoft Excel.
Однако в Microsoft Project есть некоторые отличия, приведенные в таблице:
|
Вставка строки |
§ Insert |
|
Удаление строки |
§ Выделить строку, Delete |
|
Скрытие столбца |
§ Выделить столбец, Delete |
|
Отображение столбца |
§ Меню Insert / Column (Вставка / Столбец) или § Выделить столбец § Контекстное меню Insert Column(Вставка Столбца) |
Создание иерархической структуры работ
«Иерархическая структура работ (ИСР) – это ориентированная на результаты поставки иерархическая декомпозиция работ, которые команда проекта должна выполнить для достижения целей проекта и создания требуемых объектов поставки» (PMBOK 2004).
При создании ИСР необходимо выполнить следующую работу:
§ Задать иерархическую структуру
§ Пронумеровать иерархически элементы ИСР
Задание иерархической структуры
Группировка задач в Project осуществляется следующими способами:
§ Задача
на уровень выше – кнопка 
на панели инструментов или клавиатурная
комбинация Alt+Shift+Left
§ Задача
на уровень ниже - кнопка 
на панели инструментов или клавиатурная
комбинация Alt+Shift+Right
Иерархическая нумерация элементов ИСР
Иерархическая нумерация Microsoft Project автоматически присваивается задачам в поле WBS.
Также есть возможность задать правила присвоения кодов WBS задачам.
Календарная дата начала (конца) проекта
Необходимо определить метод планирования проекта – с начальной или конечной даты – и определить эту дату:
§ Выбрать Project / Project Information (Проект / Сведения по проекту).
§ В поле Schedule from: (Планировать с:) выбрать метод планирования.
o Project Start Date (Планирование с даты начала)
o Project Finish Date (Планирование с даты конца)
§ После выбора метода планирования необходимо ввести.
o Start Date для планирования с даты начала
o Finish Date для планирования с даты конца
§ Выбрать ОК.
Все задачи имеют ограничение по умолчанию.
§ As Soon As Possible (Как можно раньше) для планирования с даты начала.
§ As Late As Possible (Как можно позже) для планирования с даты конца.
Создание вех в плане проекта
Проще всего задать веху, создав задачу, название которой отражает определенное событие (например, «Завершение фазы Анализа») с длительностью, равной нулю.
§ Любая задача с нулевой длительностью автоматически становится вехой и помечается датой и маркером в графической части диаграммы Ганта.
Можно сделать вехами последние задачи этапов следующим образом:
§ Выделите задачу, которую нужно сделать вехой.
§ Выберите в меню Project / Task information (Проект / Сведения о задаче), а затем щелкните на вкладке Advanced (Дополнительно).
§ Выделите флажок Mark Task As Milestone (Пометить задачу как веху).
Упражнение. Создание списка задач и задание структуры работ
Запустите Project
Определим плановую дату начала проекта в меню Project / Project
Information в поле Start Date.
Введем список задач, которые необходимо ввести в план проекта:
§ Разработка компонента 1
§ Разработка компонента 2
§ Разработка документации
§ Система принята заказчиком
Разработку компонентов объединим в одну группу и назовем «Разработка компонентов». Для этого устанавливаем курсор на первой задаче и нажимаем кнопку Insert, которая добавит в начала списка новую задачу.
Задачи по разработке компонентов 1 и 2 переместим на уровень ниже, воспользовавшись соответствующей командой. Сначала для компонента 1, затем для компонента 2.
Внимание! Не перепутайте последовательность, т.к. выполним в ином порядке, вы получите задачу «Разработка компонента 2» как подзадачу для разработки компонента 1.
Задачу «Система принята заказчиком» определим, как контрольное событие, присвоив полю Duration (Длительность) нулевую длительность. На графике появилось изображение вехи с датой справа от нее.
Полученная структура позволяет нам увидеть показатели по задачам верхнего уровня, но не позволяют увидеть параметры в целом по проекту.
Можно добавить задачу верхнего уровня, и все задачи переместить на уровень ниже, но
в MS Project уже существует корневая задача уровня проекта, которую мы можем отобразить.
Для этого нужно вызвать команду Tools / Options (Сервис / Параметры), на вкладке View(Вид) включить параметр Show summary task (Показать задачу проекта).
После установки этого параметра в плане проекта появляется корневая задача проекта. Можно также увидеть, что эта задача имеет значение идентификатора равное нулю.
Сохраним файл проекта с наименованием «Lesson 2.mpp»
Определение контрольных событий расписания
Определение контрольных событий может быть выполнено одним из следующих способов:
§ Создание вех в плане проекта
o Контрольное событие расписания (веха, milestone) – важный момент или событие проекта.
§ Установка крайних сроков
o Крайний срок (Deadline) – дата, до наступления которой задача должна быть выполнена.
Установка крайних сроков
Чтобы задать крайний срок, выполните следующие шаги:
§ Выделите задачу, для которой нужно задать крайний срок.
§ Выберите в меню пункт Project / Task information (Проект / Сведения о задаче), а затем щелкните на вкладке Advanced (Дополнительно).
§ В поле Deadline (Крайний срок) введите или выделите в календаре нужную дату.
§ В графической части диаграммы Ганта появится индикатор крайнего срока.
Крайние сроки не влияют на планирование задач:
§ Если задача заканчивается позже крайнего срока, Microsoft Project лишь сигнализирует об этом в столбце индикаторов.
§ Если задача заканчивается позже крайнего срока, то ее общий временной резерв становится отрицательным.
Упражнение. Определение ограничений
В планируемом проекте есть ограничение заданное заказчиком, что проект должен закончиться не позже указанной даты - 01.03.2009.
Эту дату полезно будет указать, чтобы в случае превышения планируемой даты окончания проекта, чтобы MS Project нас информировал об этом.
Для ввода крайнего срока выполним следующие действия:
1. Двойной щелчком левой кнопки мыши на контрольном событии «Система принята заказчиком».
2. В появившемся диалоге Task Information (Сведения о задаче) выберем вкладку Advanced (Дополнительно).
3. В поле deadline (крайний срок) введем указанную заказчиком дату – 01.03.2009.
4. Подтвердим ввод информации, нажав на кнопку ОК.
5. На графической части представления вызываем диалог Zoom.
6. Выбираем масштабирование в 3 месяца.
7. Нажимаем на кнопку ОК.
На графике можно справа увидеть обозначение крайнего срока в виде стрелки.
Создать сетевую диаграмму
Для построения сетевой диаграммы необходимо определить:
§ Зависимости между задачами.
§ Типы зависимостей задач.
§ Ограничения задач.
Зависимости между задачами
Чтобы связать между собой пару задач кнопкой необходимо:
§ щёлкнуть левой кнопкой мыши по названию задачи-предшественника.
§ удерживая «Ctrl», щёлкнуть левой кнопкой мыши по названию задачи-последователя.
§ нажать кнопку «Связать задачи» на панели «Стандартная».
Чтобы связать между собой пару задач в окне диаграммы Ганта, необходимо:
§ Установить указатель на середину отрезка задачи-предшественника и нажать левую кнопку мыши.
§ Не отпуская кнопку мыши, перетащить указатель на отрезок задачи-последователя, при этом указатель примет форму звена цепи.
§ Появится контур линии связи, соединяющей связываемые задачи, а слева на экран будет выведено сообщение с указанием типа создаваемой связи.
§ Отпустить кнопку мыши.
Быстро удалить связи между задачами можно также с помощью кнопки «Разорвать связи задач», расположенной на панели инструментов «стандартная»:
Типы зависимостей задач
|
Тип связи |
Сокращенное обозначение |
Пояснение |
|
Finish-to-Start (Окончание-начало) |
FS (ОН) |
Последующая задача начинается сразу же после окончания предыдущей задачи |
|
Start-to-Start (Начало-начало) |
SS (НН) |
Последующая задача начинается одновременно с началом предыдущей задачи |
|
Finish-to-Finish (Окончание-окончание) |
FF (ОО) |
Последующая задача оканчивается одновременно с окончанием предыдущей задачи |
|
Start-to-Finish (Начало-окончание) |
SF (НО) |
Последующая задача оканчивается одновременно с началом предыдущей задачи. Хотя этот вид зависимости редко встречается, при необходимости им можно воспользоваться |
Чтобы задать зависимости задач выберите меню Project / Task information (Проект / Сведения о задаче) вкладка Predecessors (Предшественники) выберите задачу в поле Task Name (Наименование задачи) и укажите тип связи в поле Type (Тип).
Наложение связанных задач за счет опережения / запаздывания
Одним из способов повышения эффективности проекта является наложение (или перекрытие) связанных задач.
Время опережения выражается отрицательной величиной, поскольку оно приводит к сокращению времени выполнения проекта.
Опережение может задаваться в виде фиксированного значения (например, -4d [-4дн]), а также как процент от длительности предыдущей задачи (например, -25%).
Чтобы задать опережение, выполните следующие шаги:
§ Выберите последующую задачу на диаграмме Ганта.
§ Выберите пункт меню Project / Task information (Проект / Сведения о задаче). Щелкните на вкладку Predecessors (Предшественники).
§ В поле Lag (Запаздывание) для задачи-предшественника введите значение, определяющее время опережения для последующей задачи.
Можно ввести значения опережения непосредственно в табличном представлении в поле Predecessors (например, «9ОН-1 день» или «14ОО-20%»).
Задержка связанных задач задается аналогично опережению, но так как задержка увеличивает время выполнения проекта, то значения указываются в положительных величинах.
Ограничения задач
По умолчанию предполагается, что каждая задача должна начинаться «как можно раньше».
Будьте осторожны при вводе дат для задач:
§ При вводе даты в поле Start (Начало) (при планировании от начальной даты проекта) применяется ограничение «Начало не ранее».
§ Дата окончания рассчитывается, исходя из начальной даты и длительности задачи.
§ Если затем ввести дату в поле Finish (Окончание), ограничение преобразуется в «Окончание не ранее».
§ Начальная дата остается неизменной, а длительность задачи пересчитывается как разность между конечной и начальной датами.
Важно: ввод дополнительных, а зачастую и неоправданных ограничений сужает возможности Microsoft Project по планированию задач.
Часто приходится учитывать факторы, влияющие на выполнение задач. Например, если целью задачи является подготовка и проведение презентации, которая назначена на 22 августа, задача не может окончиться ранее этого срока.
Неблагоприятно сказаться на результатах выравнивания загрузки ресурсов при превышении доступности. Старайтесь не использовать ограничения дат за исключением тех случаев, когда это диктуется внешними причинами.
Типы ограничений задач
|
Тип ограничения |
Сокращенное обозначение |
Пояснение |
|
Start
No Earlier Than (Начало не ранее) |
SNET (ННР) |
Полужесткое ограничение, определяющее самую раннюю дату начала задачи. Для проектов, планируемых с начала, это ограничение применяется автоматически при вводе начальной даты задачи |
|
Finish
No Earlier Than (Окончание
не ранее) |
FNET (ОНР) |
Полужесткое ограничение, определяющее самую раннюю дату окончания задачи. Для проектов, планируемых с начала, это ограничение применяется автоматически при вводе конечной даты задачи |
|
Start No Later Than (Начало не позднее) |
SNLT (ННП) |
Полужесткое ограничение, определяющее самую позднюю дату начала задачи. Для проектов, планируемых с конца, это ограничение применяется автоматически при вводе начальной даты задачи |
|
Finish No Later Than (Окончание не позднее) |
FNLT (ОНП) |
Полужесткое ограничение, определяющее самую позднюю дату окончания задачи. Для проектов, планируемых с конца, это ограничение применяется автоматически при вводе конечной даты задачи |
|
Must Start On (Фиксированное начало) |
MSO (ФН) |
Жесткое ограничение, определяющее точную дату начала задачи. Все остальные параметры планирования, включая длительность, являются вторичными по отношению к этому требованию |
|
Must Finish On (Фиксированное окончание) |
MFO (ФО) |
Жесткое ограничение, определяющее точную дату окончания задачи. Все остальные параметры планирования, включая длительность, являются вторичными по отношению к этому требованию |
Упражнение. Определение зависимостей задач
При планировании задач необходимо учитывать взаимосвязи между задачами. Так в рассматриваемом проекте мы не можем начать разработку документации, пока не будут разработаны компоненты системы. В свою очередь система не будет принята заказчиком, пока не будет разработана документация к компонентам.
В плане проекта необходимо определить зависимости между задачами проекта. Для определения зависимостей необходимо выполнить следующие действия:
1. Указать связь Finish-Start (Окончание-Начало) для задач «Разработка компонентов» и «Разработка документации».
2. Щёлкнуть левой кнопкой мыши по названию задачи-предшественника.
3. Удерживая «Ctrl», щёлкнуть левой кнопкой мыши по названию задачи-последователя.
4. Нажать
кнопку «Связать задачи» на панели «Стандартная».
5. Указать связь Finish-Start для задач «Разработка документации» и «Система принята заказчиком».
По умолчанию между задачами устанавливается тип связи Finish-Start (Окончание-Начало).
Если посмотреть на полученный план-график получается, что контрольное событие «Система принята заказчиком» следует сразу после задачи «Разработка документации». Однако нам необходимо учесть в плане, что контрольное событие должно быть через 10 дней после завершения разработки документации.
Воспользуемся возможностью MS Project указания задержки между выполнением задач.
Для этого необходимо выполнить следующие действия:
1. нажмем два раза левой кнопкой мыши на связи между разработкой документации и событием «Система принята заказчиком»
2. В появившемся диалоге в поле lag (задержка) укажем значение 10d (10дн).
3. Нажать на кнопку ОК.
Сохраним файл проекта с наименованием «Lesson 3.mpp».
Теперь в разрабатываемом плане есть структура задач, связи определяющие ход проекта, крайний срок указанный заказчиком. Следующим шагом будет определение ресурсов привлекаемых к проекту.