Просмотр проектной информации
§ Представления
o Шкала времени
§ Таблицы
o Сортировка
o Группировка
o Фильтрация
o Настройка поля
Необходимо ввести в план подробные сведения о задачах.
Microsoft Project добавляет расчетные параметры, включая начальные и конечные даты, стоимость ресурсов и объемы оставшихся работ.
В Microsoft Project для просмотра проектной информации используются представления, которые отображаются в рабочем пространстве программы.
Информацию в представлениях можно упорядочить, группировать и фильтровать.
Категории проектной информации и ее просмотр
Вся информация хранящаяся в базе данных, делится на три основных категории
§ Сведения о задачах
§ Сведения о ресурсах
§ Сведения о назначениях
Просмотр данных и ее обработки в Microsoft Project осуществляется с помощью представлений
Представления бывают в виде:
§ Таблиц
§ Графического представления
§ Формы
Смешанные представления состоят из двух любых представлений
Использование
представлений
Выбор представления:
§ Наиболее используемые представления перечислены в меню View (Вид).
§ Доступ ко всем представлениям осуществляется командой View (Вид) / More View (Другие представления).
Изменение представления по умолчанию:
§ Для изменения представление, которое открывается первым при запуске Microsoft Project, выберите меню Tools / Options (Сервис / Параметры), а затем щелкните на вкладке View(Вид)
§ В списке поля Default View (Представление по умолчанию) щелкните на представлении, которое будет появляться по умолчанию при создании нового проекта
Переключение
представлений
Чтобы переключиться в другое представление, выполните следующие шаги:
§ Щелкните на меню View (Вид), чтобы отобразить список представлений
§ Для отображения полного списка представлений щелкните на команде More View (Другие представления)
§ Воспользуйтесь панелью представлений в меню View (Вид) / View Bar (Панель представлений)
o Вдоль левого края экрана появится панель со значками представлений, перечисленных в меню View (Вид)
Виды представлений
MS Project поддерживает следующие виды представлений:
§ Диаграммы Ганта
§ Представления типа использование
§ Представления типа лист
§ Графические представления
§ Сетевые графики
§ Формы
§ Комбинированные представления
Диаграммы Ганта
§ Bar Rollup (Сворачивание отрезков)
§ Detail Gantt (Подробная диаграмма Ганта)
§ Gantt Chart (Диаграмма Ганта)
§ Leveling Gantt (Диаграмма Ганта с выравниванием)
§ Milestone Date Rollup (Сворачивание дат
вех)
§ Milestone Rollup (Сворачивание вех)
§ Multiple Baselines Gantt (Диаграмма Ганта с несколькими планами)
§ PA_Expected Gantt (Диаграмма Ганта - ожидаемая оценка)
§ PA_Optimistic Gantt (Диаграмма Ганта - оптимистичная оценка)
§ PA_Pessimistic Gantt (Диаграмма Ганта - пессимистичная оценка)
§ Tracking Gantt (Диаграмма Ганта с отслеживанием)
Представления Microsoft Project
Графические представления:
§ Calendar (Календарь)
§ Resource Graph (График ресурсов)
Представления типа использование:
§ Resource Usage (Использование ресурсов)
§ Task Usage (Использование задач)
Представления типа лист:
§ PA_PERT Entry Sheet (Лист ввода
PA_PERT)
§ Resource Sheet (Лист ресурсов)
§ Task Sheet (Лист задач)
Сетевые графики
§ Descriptive Network Diagram (Сетевой график с описанием)
§ Network Diagram (Сетевой график)
§ Relationship Diagram (Схема данных)
Формы
§ Resource Form (Форма ресурсов)
§ Resource Name Form (Форма названий ресурсов)
§ Task Details Form (Форма сведений о задачах)
§ Task Form (Форма задач)
§ Task Name Form (Форма названий задач)
Комбинированные представления Microsoft Project
Стандартные комбинированные представления
§ Task Entry (Ввод задач)
§ Resource Allocation (Выделение ресурсов)
Настраиваемые комбинированные представления
§ Для настройки комбинированного представления необходимо разделить экран на две части с использования стандартного в Microsoft Office разделителя:
Использование таблиц
Можно задать другую таблицу или модифицировать существующую, добавив, удалив или изменив отображаемые поля.
Смена таблицы является эффективным приёмом.
§ Например, при оценке затрат по проекту, вместо того, чтобы вставлять отдельные финансовые столбцы, легче перейти к таблице Cost (Затраты)
Для создания собственных таблиц в диалоге More Table (Другие таблицы) нажмите кнопку New (Создать) и укажите необходимые поля.
Переключение таблиц
Для переключения между таблицами в верхнем правом углу списка щёлкните правой кнопкой мыши и выберите нужную таблицу.
В случае необходимости, выберите пункт More Tables(Другие таблицы) и выберите нужную таблицу двойным щелчком.
Ввод
данных, связанных с длительностью – указание размерности
В Project очень часто приходится вводить длительности (задач и т.п.) Длительность должна задаваться в одной из единиц времени, поддерживаемых Project; они перечислены в следующем списке (в скобках указаны сокращения, принятые в Project):
§ Minutes (m, min) (Минуты [м, мин])
§ Hours (h, hr) (Часы [ч, час])
§ Days (d, dy) (Дни [д, дней])
§ Weeks (w, wk) (Недели [н, нед, недель])
§ Months (mo, mon) (Месяцы [мес, месяцев])
Длительность задачи можно определить независимо от календарей рабочего времени, если задать ей астрономическую длительность. Это может потребоваться, например, при вводе данных о материальных ресурсах, доступных круглосуточно – например, проектных серверов.
Астрономический день содержит 24 часа (а не 8), астрономическая неделя содержит 7 дней (а не 5).
Чтобы задать астрономическую длительность, нужно ввести букву «е» («а») перед обозначением единицы времени, например, «4ed»(«4ад»).
Реорганизация проектных данных: Сортировка
Вызов сортировки
§ Project / Sort (Проект / Сортировка)
§ По умолчанию сортировка идёт с сохранением структуры
Вызов пересортировки всех элементов списка, независимо от структуры:
§ Project / Sort / Sort By (Проект / Сортировка / Сортировать по)
Реорганизация проектных данных: Группировка
Группировку данных можно вызвать в меню Project / Group By (Проект / Группировка).
Применение группировки:
§ Встроенные группы задач
§ Встроенные группы ресурсов
§ Настраиваемая группировка
Встроенные группы задач:
§ Complete And Uncomplete Tasks (Завершенные и незавершенные задачи)
§ Constraint Type (Тип ограничения)
§ Critical (Критические задачи)
§ Duration (Длительности)
§ Duration Then Priority (Длительности и приоритеты)
§ Milestones (Вехи)
§ Priority (Приоритеты)
§ Priority Keeping Outline Structure (Приоритеты с сохранением структуры)
Встроенные группы ресурсов:
§ Resource Group (Группа ресурсов)
§ Complete And Uncomplete Resources (Завершенные и незавершенные ресурсы)
§ Assignments Keeping Outline (Назначения с сохранением структуры)
§ Standard Rate (Стандартная ставка)
§ Work And Material Resources (Трудовые и материальные ресурсы)
Фильтрация проектной информации
Фильтрация помогает сосредоточиться на данных, которые нужно просмотреть.
Фильтрация данных находиться в меню Project / Filtered for (Проект / Фильтр):
§ Для того чтобы увидеть все доступные фильтры щелкните на команде More Filters (Другие фильтры)
§ Выберите фильтр и нажмите Apply (Применить)
Для выделения данных, удовлетворяющие заданному условию, выполните следующие действия
§ Вызвать команду Project / Filtered for / More Filters (Проект / Фильтр / Другие фильтры)
§ Выберите нужный фильтр
§ Щелкните на кнопке Highlight (Выделить)
Для быстрой фильтрации данных в представлении используйте стандартный для Microsoft Office автофильтр.
Для отмены фильтрации и отображения всех задач или ресурсов щелкните на командах:
§ Project / Filtered
for (Проект / Фильтр)
§ All Tasks (Все задачи) или All Resources (Все ресурсы)
Работа
со шкалой времени
Для быстрого масштабирования шкалы используйте щелчок правой кнопкой мыши по шкале и команду Zoom (Масштаб)
В открывшемся диалоге очень полезны варианты
§ Entire Project (Весь проект)
§ Selected Task (Выбранные задачи)
Для детальной настройки шкалы времени выполните следующие действия
§ Щелкнуть правой кнопкой мыши на шкале временной диаграммы и в контекстном меню выбрать команду Timescale (Шкала времени)
§ В открывшемся диалоговом окне выполнить необходимые установки
Настройка
полей
Варианты:
§ Настройка поля на применение формулы
§ Настройка поля с использованием списка значений
§ Настройка поля на использование графического индикатора
Для настройки полей:
§ В меню Tools (Сервис) выберите Customize (Настройка) / Fields (Поля)
§ Установите переключатель в положение Task (Задача) или Resource(Ресурс)
§ В поле со списком Type (Тип) выберите тип поля для настройки
§ В списке Field (Поле) выделите поле, которое требуется настроить
§ Для выбранного поля доступны операции:
o Rename (Переименовать)
o Custom attributes (Настраиваемые атрибуты)
o Formula (Формула)
o Value List (Список значений)
o Values for Display (Данные для отображения)
o Data (Данные)
o Graphical Indicators (Графические индикаторы)
o
Calculation for task and group summary rows (Расчет для строк задач и групп задач)