Контроль проекта

Консультации по Microsoft Project

[содержание h2 h3]

Анализ критического пути

Чтобы получить максимальный эффект от анализа критического пути, выполняйте следующие процедуры.

  • Регулярный просмотр критического пути.
  • Тщательное отслеживание критических задач .
  • Просмотр последовательностей задач, которые могут стать критическим путем.
  • Предупреждение последствий с помощью просмотра задач, которые могут запаздывать без влияния на критический путь.

Подробнее о работе с критическим путем вы можете прочитать здесь http://www.velizarov.net/microsoft-project-book/критический-путь/

Обновление фактических данных

  • Изменение общего объема оставшихся трудозатрат.
  • Обновление фактических дат начала и окончания.
  • Обновление фактических трудозатрат.
  • Обновление фактической длительности.
  • Быстрое обновление завершенных задач.
  • Быстрое обновление хода выполнения для нескольких задач.
  • Обновление оставшейся длительности.
  • Обновление оставшихся трудозатрат.
  • Обновление процента завершения по трудозатратам.
  • Обновление процента завершения задачи.
  • Обновление повременных фактических трудозатрат для назначений ресурсов.
  • Обновление общих фактических трудозатрат для назначений ресурсов.

Изменение общего объема оставшихся трудозатрат

Если необходимо строго придерживаться плана по трудозатратам, например по причине заданного крайнего срока, в который необходимо уложиться, в Microsoft Office Project 2003 можно изменить план по оставшимся трудозатратам для выполняющейся задачи с точностью нужного уровня.
Изменять объем оставшихся трудозатрат можно:

  • в целом
  • по дням

Изменение общего объема оставшихся трудозатрат в целом

Изменение общего объема оставшихся трудозатрат выполняется, если наиболее важными являются общие данные и можно допустить их влияние на другие факторы календарного плана.
Этот способ удобен, например, в случае, когда увеличение общего объема оставшихся трудозатрат не приводит к превышению доступности ресурса:

  • В меню View (Вид) выберите команду More View(Другие представления).
  • В списке More Views(Другие представления) выберите значение Task Sheet (Лист задач) и нажмите кнопку Apply (Применить).
  • В меню View (Вид) выберите команды Tables (Таблица) и Work (Трудозатраты).
  • В поле Remaining (Оставшиеся трудозатраты) введите новое значение объема оставшихся трудозатрат.

Изменение общего объема оставшихся трудозатрат по дням

Изменение оставшихся трудозатрат по дням выполняется, чтобы создать профиль загрузки оставшихся трудозатрат соответственно требованиям календарного плана.
Например, может случиться так, что при увеличении оставшихся трудозатрат длительность задачи увеличится на два дня, что приведет к превышению доступности ресурса на второй день.

Чтобы избежать превышения доступности, можно добавить дополнительные трудозатраты в первый день:

  • В меню Вид выберите команду Использование задач.
  • В меню Формат выберите команду Шкала времени, а затем выберите вкладку Верхний уровень, Средний уровень или Нижний уровень.
  • Для отображенного уровня шкалы времени в поле со списком Единицы выберите значение Дни и нажмите кнопку OK.
  • В меню Формат выберите команды Подробности и Трудозатраты.
  • В разделе шкалы времени в представлении введите в поле Трудозатраты для определенного дня новый объем оставшихся трудозатрат.

Обновление фактических дат начала и окончания

Для того чтобы обновить фактические даты начала и окончания выполните следующие действия:

  • В меню Вид выберите представление Диаграмма Ганта.
  • В поле Название задачи выберите задачу, которую требуется обновить.
  • В меню Сервис выберите команды Отслеживание и Обновить задачи.
  • В группе Фактические введите или выберите даты в полях Начало и Окончание.

Обновление фактических трудозатрат

Если известны трудозатраты выполненные по задаче, можно ввести фактические трудозатраты для задачи:

  • В меню Вид выберите команду Другие представления.
  • В списке Представления выберите значение Лист задач.
  • В меню Вид выберите команды Таблица и Трудозатраты.
  • В поле Фактические задач, которые необходимо обновить, введите фактические значения трудозатрат.

Пересчитанные значения для фактических и оставшихся трудозатрат выводятся в полях % завершения по трудозатратам и Оставшиеся (Оставшиеся трудозатраты) соответственно.
Для перехода к полю нажмите клавишу TAB, если поле не является видимым.

Обновление фактической длительности

Для обновления фактической длительности выполните следующие действия:

  • В меню Вид выберите команду Другие представления.
  • В списке Представления выберите значение Лист задач и нажмите кнопку Применить.
  • В меню Вид выберите команды Таблица и Отслеживание.
  • В поле Фактическая длительность введите значения фактической длительности для задач, которые необходимо обновить.

Пересчитанные значения процента завершения и оставшейся длительности выводятся в полях % завершения и Оставшаяся длительность соответственно.
Для перехода к полю нажмите клавишу TAB, если поле не является видимым.

Быстрое обновление завершенных задач

Если в проекте присутствуют задачи, которые завершены в соответствии с календарным планом, можно быстро их обновить и отметить как завершенные на 100% на определенную дату:

  • В меню Вид выберите представление Диаграмма Ганта.
  • В меню Сервис выберите команды Отслеживание и Обновить проект.
  • Установите переключатель в положение Обновить трудозатраты как завершенные по и введите или выберите дату, по которую необходимо обновить ход выполнения.
    • Если дата не определена, в Project используется текущая дата или дата отчета о состоянии.
  • Установите переключатель в положение устанавливать % завершения равным только 0 или 100.
  • Установите переключатель в положение всего проекта.

Быстрое обновление хода выполнения для нескольких задач

Если в проекте несколько задач, которые завершены в соответствии с календарным планом, можно быстро их обновить и отметить как завершенные на 100% на определенную дату:

  • В меню Вид выберите представление Диаграмма Ганта.
  • В поле Название задачи, удерживая нажатой клавишу CTRL, щелкните задачи, которые необходимо обновить.
  • Далее аналогично обновлению по всему проекту кроме последнего шага.
  • Чтобы обновить только выделенные задачи, установите переключатель в положение выбранных задач.

Обновление оставшейся длительности

Если известно, что для завершения задачи понадобится больше или меньше времени, чем рассчитано с помощью Project, можно указать оставшуюся длительность:

  • В меню Вид выберите команду Другие представления.
  • В списке Представления выберите значение Лист задач и нажмите кнопку Применить.
  • В меню Вид выберите команды Таблица и Отслеживание.
  • В поле Фактическая длительность введите оставшиеся длительности для задач, которые необходимо обновить.

Пересчитанные значения длительности и процента завершения выводятся в полях Длительность и Процент завершения.

Обновление оставшихся трудозатрат

Если известно, что для задачи потребуется больше или меньше трудозатрат , чем ранее было рассчитано Project, можно задать величину оставшихся трудозатрат:

  • В меню Вид выберите команду Другие представления.
  • В списке Представления выберите значение Лист задач и нажмите кнопку Применить.
  • В меню Вид выберите команды Таблица и Трудозатраты.
  • В поле Оставшиеся введите оставшиеся трудозатраты для задач, которые необходимо обновить.

Пересчитанные значения трудозатрат и процент завершения по трудозатратам отображаются в полях Трудозатраты и % завершения по трудозатратам.
Для перехода к нужному полю нажмите клавишу TAB, если поле не является видимым.

Обновление процента завершения по трудозатратам

Если задачам назначены ресурсы и выполняется отслеживание трудозатрат, можно отобразить процент завершения по трудозатратам, которые были завершены для задачи:

  • В меню Вид выберите команду Другие представления.
  • В списке Представления выберите значение Лист задач и нажмите кнопку Применить.
  • В меню Вид выберите команды Таблица и Трудозатраты.
  • В поле % завершения по трудозатратам введите процент завершения по трудозатратам для задач, которые необходимо обновить.

Для перехода в поле нажмите клавишу TAB, если поле не является видимым.
Пересчитанные значения для фактических и оставшихся трудозатрат выводятся в полях Фактические и Оставшиеся соответственно.

Обновление процента завершения задачи

Отображение процента завершения задачи позволяет отслеживать фактический ход ее выполнения:

  • В меню Вид выберите команду Другие представления.
  • В списке Представления выберите значение Лист задач и нажмите кнопку Применить.
  • В меню Вид выберите команды Таблица и Отслеживание.

В поле Процент завершения введите процент завершения для задач, которые необходимо обновить.
Перерассчитанные значения для фактической и оставшейся длительности выводятся в полях Фактическая длительность и Оставшаяся длительность.

Обновление повременных фактических трудозатрат для назначений ресурсов

Для отслеживания объема трудозатрат на выполнение задачи, приходящихся на каждый ресурс за определенный период времени можно ввести повременные фактические трудозатраты для каждого назначенного ресурса:

  • В меню Вид выберите команду Использование задач.
  • В меню Формат выберите команды Подробности и Фактические трудозатраты.
  • В поле Фактические трудозатраты в правой области представления введите фактические трудозатраты для назначений ресурсов, которые необходимо обновить.

По умолчанию шкала времени в представлении «Использование задач» разделена на дни.

  • Чтобы обновлять трудозатраты для назначения ресурса с другим временным интервалом, например еженедельно или ежемесячно, можно изменить шкалу времени.

Обновление общих фактических трудозатрат для назначений ресурсов

Для отслеживания трудозатрат по задаче, приходящихся на долю каждого ресурса с начала ее выполнения, можно ввести общие фактические трудозатраты, приходящиеся на каждый назначенный ресурс:

  • В меню Вид выберите команду Использование задач.
  • В меню Вид выберите команды Таблица и Трудозатраты.
  • В поле Фактические введите или выберите фактические трудозатраты для назначений ресурсов, которые необходимо обновить.

Для перехода к полю нажмите клавишу TAB, если поле не является видимым.

Просмотр хода выполнения проекта

  • Сбор данных вручную.
  • Анализ повременных данных.
  • Поиск отстающих от плана задач.
  • Проверка изменения даты окончания проекта.
  • Поиск временного резерва в календарном плане.
  • Ответ на прерывание задачи.
  • Задание завершения задачи 100%.
  • Определение типов собираемых данных.
  • Просмотр хода выполнения задач с помощью линий хода выполнения.
  • Просмотр трудозатрат за определенный период .

Сбор данных вручную

  • Выберите те сведения о проекте, которые необходимо отслеживать и обновлять.
  • Соберите данные, определив их источники.
  • Выберите способ сбора данных.
  • Выработайте календарный план сбора данных и следуйте ему.
  • Определите, через какие интервалы времени необходимо добавлять фактические данные в план проекта.
  • Чем легче способ сбора данных вручную, тем больше вероятность получать сведения своевременно.
  • Рекомендуется использовать максимально упрощенный способ отчета о состоянии группы, доступный в проекте.

Анализ повременных данных

Если необходимо отобразить повременные сведения о проекте на диаграмме, можно использовать графические средства Microsoft Excel, импортировав данные непосредственно из Project при помощи мастера:

  • В меню Вид выберите Панели инструментов, затем нажмите кнопку Анализ.
  • Нажмите кнопку Анализ повременных данных в Excel на панели инструментов Анализ.

Для экспорта повременных данных из проекта в Microsoft Excel и создания их графического представления используется мастер анализа повременных данных.
В конечном файле Excel отображаются сведения (например, трудозатраты и затраты) о каждой задаче или ресурсе по дням.

Поиск отстающих от плана задач

Для просмотра хода выполнения задач, а также наличия запаздывания дат начала и дат окончания.
Можно отслеживать ход выполнения, сравнивая даты начала и окончания базового плана и календарного плана или фактические даты начала и окончания:

  • В меню Вид выберите команду Диаграмма Ганта с отслеживанием.
  • В меню Вид выберите команды Таблица и Отклонение.

В представлении «Диаграмма Ганта с отслеживанием» отображаются два отрезка задач для каждой задачи:

  • Один отрезок задачи располагается над другим.
  • На нижнем отрезке задачи отображены начальная и конечная даты базового плана.
  • На верхнем отрезке — начальная и конечная даты календарного плана.
  • Это позволяет видеть различия между плановыми и текущими значениями.

Проверка изменения даты окончания проекта

Для просмотра отклонений текущей даты окончания по календарному плану от базовой даты окончания проекта:

  • В меню Проект выберите команду Сведения о проекте.
  • Нажмите кнопку Статистика.

В строке Отклонение в поле Окончание отображена разница между базовой и текущей датами окончания проекта.

Поиск временного резерва в календарном плане

Общий временной резерв в календарном плане указывает, насколько можно откладывать выполнение задач, чтобы результат не повлиял на другие задачи или дату окончания проекта:

  • В меню Вид выберите команду Другие представления.
  • В списке Представления выберите строку Подробная диаграмма Ганта и нажмите кнопку Применить.
  • В меню Вид выберите команды Таблица и Календарный план.

В области диаграммы в представлении резервы времени отображаются в виде тонких отрезков справа от задачи.
Значения резервов времени примыкают к обычным отрезкам диаграммы Ганта.

Ответ на прерывание задачи

Если имеются ресурсы, чьи трудозатраты на задачу приостановлены, и необходимо перепланировать оставшиеся трудозатраты на более позднюю дату, можно разделить, создав разрыв между фактическими трудозатратами и оставшимися трудозатратами для задачи:

  • В меню Вид выберите представление Диаграмма Ганта.
  • В области диаграммы в представлении установите указатель на незавершенной части задачи.
  • Указатель примет вид крестообразной стрелки.
  • Перетащите отрезок задачи вправо, чтобы прервать задачу, а затем переместите незавершенную часть задачи на нужную дату.

Если перетаскивается завершенная часть задачи, будет перемещена вся задача.
Если же перетаскивается конец задачи, будет увеличена ее длительность.

Возобновление задачи

Можно проверить дату возобновления для незавершенной части задачи, вставив поле Возобновление в табличную часть представления «Диаграмма Ганта».
Чтобы вставить поле Возобновление:

  • щелкните поле справа от того места, куда требуется вставить новое поле.
  • В меню Вставка выберите Столбец.
  • В списке Имя поля выберите вариант Возобновление.

Задание завершения задачи

Если задача в проекте завершена, можно быстро обновить ее состояние, указав завершение 100%:

  • В меню Вид выберите представление Диаграмма Ганта.
  • В меню Вид выделите пункт Панели инструментов и выберите команду Отслеживание.
  • Выберите задачу, которую необходимо отображать как завершенную, а затем нажмите кнопку «100% завершения».

Если задается завершение задачи 100%, то в Project устанавливается фактическая дата окончания задачи.

Просмотр хода выполнения задач с помощью линий хода выполнения

Чтобы создать визуальное представление хода выполнения проекта, можно отобразить линии хода выполнения на представление Диаграмма Ганта:

  • В меню Вид выберите представление Диаграмма Ганта.
  • В меню Сервис выберите команды Отслеживание и Линии хода выполнения.
  • Откройте вкладку Даты и интервалы.
  • Выберите параметры отображения для линий хода выполнения.
  • Для отслеживания хода выполнения на основе базового плана в группе Показывать линии хода выполнения относительно установите переключатель в положение базового плана.
  • Чтобы изменить внешний вид линий хода выполнения, выберите вкладку Стили линий, а затем выберите нужные параметры в группе Стиль линии.

Параметры отображения линий хода выполнения

Чтобы всегда отображать текущие линии хода выполнения:

  • установите флажок Всегда показывать текущую линию хода выполнения.
  • установите переключатель в положение В дату отчета о состоянии проекта или В текущую дату, чтобы указать, где следует вывести линии хода выполнения.

Чтобы отобразить линии хода выполнения через определенные интервалы времени:

  • установите флажок Показывать линии ходы выполнения через регулярные интервалы.
  • определите интервал времени с помощью переключателя, установив его в положение Ежедневно, Еженедельно или Ежемесячно, а затем выберите нужные параметры.

Чтобы начало линий хода выполнения совпадало с началом проекта:

  • в группе Начиная с установите переключатель в положение начала проекта.
  • Если требуется задать другое значение, установите переключатель в положение конкретной даты, а затем введите или выберите дату начала линий хода выполнения.

Чтобы отобразить линию хода выполнения для определенной даты:

  • установите флажок Показывать выбранные линии хода выполнения.
  • введите или выберите даты, для которых необходимо отобразить линии хода выполнения.
  • Чтобы удалить дату, для которой заданы линии хода выполнения, выделите ее и нажмите кнопку Удалить.

Просмотр трудозатрат за определенный период

Просмотр трудозатрат за определенные периоды времени позволяет просматривать трудозатраты за любой период — от одной минуты до одного года:

  • В меню Вид выберите пункт Использование задачи или Использование ресурса.
  • В меню Формат выберите команду Шкала времени и откройте вкладку Верхний уровень, Средний уровень или Нижний уровень.
  • На вкладке отображаемого уровня шкалы времени в поле со списком Единицы выберите единицы измерения времени, которые необходимо использовать.
      o Если необходимо просмотреть трудозатраты по неделям, а затем по дням, выберите значение Недели в поле со списком Единицы на вкладке Верхний уровень, а затем — значение Дни в поле со списком Единицы на вкладке Средний уровень.

Чтобы отобразить меньше трех шкал времени:

  • выберите шкалы времени, которые требуется отобразить, в списке Показывать.

Чтобы изменить внешний вид шкалы времени, в полях Надписи, Выравнивание и Интервал введите значения, которые необходимо использовать:

  • Установите или снимите флажок Использовать финансовый год и Деления, а затем нажмите кнопку OK.

В представлении «Использование задач» в меню Формат выберите команду Подробности.
выберите команду Трудозатраты, Фактические трудозатраты, Совокупные трудозатраты или Базовые трудозатраты.
Можно также в представлении «Использование ресурсов» выбрать команду Трудозатраты, Фактические трудозатраты, Совокупные трудозатраты или Превышение доступности.

Упражнение. Отслеживание состояния проекта

Рассмотрим, каким образом обновлять состояние проекта в MS Project на примере созданного плана-графика проекта разработке компонентов.
Контроль проекта

Сотрудники проекта представляют еженедельные отчеты, в которых указывают по задачам отработанное время, а также в случае необходимости оставшиеся трудозатраты.

Ниже представлены данные по трудозатратам за три недели.

Неделя ФИО Задача Трудозатраты Оставшиеся трудозатраты
1 Петров Разработка компонента 1 8
1 Иванов Разработка компонента 1 8
2 Петров Разработка компонента 1 40 30
2 Иванов Разработка компонента 1 40 30
3 Петров Разработка компонента 1 30
3 Иванов Разработка компонента 1 30
3 Петров Разработка компонента 2 10
3 Иванов Разработка компонента 2 10

Перейдем в представление Resource Usage (Использование ресурсов) для ввода данных по трудозатратам проекта.

Для ввода фактических трудозатрат в правой части представления в контекстном меню выберем пункт Actual Work (Фактические трудозатраты).

Изменим масштаб времени таким образом, чтобы в одной ячейке отображались трудозатраты за неделю.

Введите фактические данные в проект за неделю 1 и 2.

После ввода фактических трудозатрат за две недели необходимо скорректировать оставшиеся трудозатраты по задаче разработки компонента 1. Для этого необходимо поставить трудозатраты для Иванова и Петрова на третью неделю равную 30 часам, а последующие недели установить значение 0.

После учета изменений по состоянию на конец второй недели таблица трудозатрат и план-график будут выглядеть, как показано ниже,
Контроль проекта
Контроль проекта

Как можно заметить произошли изменения плана от первоначального вида. Теперь Длительность задачи по разработке компонента 1 уменьшилась на два дня.

Введем теперь фактические данные за третью неделю.

Сохраним файл проекта под именем «Lesson 8.mpp».

Таблица трудозатрат и план-график приняли следующий вид.
Контроль проекта
Контроль проекта

Мы можем увидеть на графике, что разработка компонента 1 завершена.

Добавим линию хода проекта на конец третьей недели (23.01.2009).

Для этого установим дату состояния проекта в диалоге Project / Project Information(Проект / Проектная информация).
Контроль проекта

Через контекстное меню Progress Lines (Линии прогресса) на диаграмме Ганта добавим линию прогресса проекта на дату состояния проекта.
Контроль проекта

Теперь на диаграмме отобразиться линия прогресса. Можно увидеть ниже, что все задачи идут согласно графику и отставаний не наблюдается.
Контроль проекта

Теперь сравним данные с базовым планом.

Для этого переключимся в представление Tracking Gantt (Диаграмма Ганта с отслеживанием).
Контроль проекта

Здесь можно визуально увидеть отличие текущего плана проекта от базового плана.

Получить статистику о состоянию по проекту можно следующим образом:

  • В меню Project / Project Information в появившемся диалоге нажимаем на кнопку Statistics
    Контроль проекта

  • В меню View / Reports / Overview (Вид / Отчеты / Обзорные) выбираем для просмотра отчет Project Summary (Сводка по проекту).
    Контроль проекта